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別再臉書配早餐了!每日開工大吉的關鍵7分鐘

別再臉書配早餐了!每日開工大吉的關鍵7分鐘

每天一早,你是如何展開一天的工作?以下的場景,是否也是你的寫照:小步快跑趕在規定的上班時間前,才以近乎「滑壘」的方式,匆匆入座;等待電腦開機的過程中,悠閒地拿出早餐享用;電腦打開後,瀏覽臉書配著早餐,也不忘跟同事閒聊幾句,順便逛逛網路商店,查看昨晚下單的商品寄出了沒,或是偷偷看一下股市表現,心裡盤算著今天又賺賠了多少錢 ……,不知不覺間,就已經接近中午時分了,卻一件工作也沒完成。

 

《Inc.》雜誌特約編輯John Brandon,在《Inc.》雜誌的網站上,分享了每日開工大吉的七分鐘。他認為,這短短七分鐘,所能為工作者帶來眾多優點,因為在開始工作前,透過這些規律的「開工儀式」,可以協助上班族快速靜下心來,切換到「工作模式」,不僅能提高工作效率,更有助於對自己一天的工作進行全盤規劃。John Brandon比喻,這開工前的七分鐘,就好比打高爾夫球時,完整規劃如何打出漂亮一擊,比實際揮桿來得重要。這關鍵七分鐘如下:

 

1. 開始之前:預先準備

找個安靜的地方,讓頭腦清晰、思緒穩定。然而,地點絕對不是在辦公桌前或車子裡,因為這些地方,有太多使人分心的事物。可以找個空曠的休息室或陽台,一個人輕鬆享受寧靜的氣氛,要能做到這件事,前提是必須提早抵達公司。

 

記得戴支手錶,它能使你管理好時間,並確保這些開工儀式,能準時在七分鐘內結束。

 

2. 第一分鐘:使頭腦清晰

這裡並非指借用宗教的力量,也不是指鼓勵冥想的方式。不過,所有努力工作的上班族,開始工作前,都必須沉澱情緒,讓頭腦清楚,把自己準備好,開始迎接一天的挑戰。

 

3. 第二分鐘:緩緩呼吸

即使每個人都有不同的紓壓管道去調適壓力,不過深呼吸依舊是個有效的方式,因為能快速讓心神穩定、專注,流暢的呼吸在一整天的工作當中是非常重要的。在這一分鐘的過程裡,就只要安靜的坐著,並保持緩緩呼吸,重整想法讓思維進入正確的框架中

 

4. 第三到六分鐘:隨手寫下筆記

把重要事情寫在筆記上,是幫助整理思維的好工具。這裡不僅要說明筆記的多樣優點,還要建議每位職場工作者,在到達公司時,就能夠將創新想法寫下來,讓一切流程在開始工作前,就已有初步的規劃。

 

除了文字記錄外,把工作畫成簡單的程序圖,或者用圖文來呈現整體想法,也是一個剖析思緒的好方法。這麼做不但能清楚了解每件事的輕重緩急,也能挖掘本身所遭遇的困難點。職場中,繁重的壓力在所難免,妥善利用這三分鐘來做全盤性的初步規劃,便能讓每件事有個好的開始。另外別忘了,別只顧著紀錄事項,而忘了最重要的思考過程。

 

5. 第七分鐘:重新彙整

在寫完繁雜的筆記之後,確保自己還有一分鐘的時間,來彙整所有資訊。藉由這樣的二次審閱,去反覆思考流程,並做簡單的計畫,如此一來,便能清楚知道一整天工作的方向。每天主管都會交辦許多重要事情,不用急於短時間內將之統整規劃,先將精力集中於單一項目,並專心處理,一步一步穩扎穩打,所有事情自然就會順著節奏完成。

 

Text / SmartLinkin 圖/Blogher

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