會議原本是為了促進溝通與決策而存在，但在實務上，卻經常淪為冗長說明、情緒化發言與無疾而終的討論。與會者疲於應付，組織的時間與專注力也因此被大量消耗。事實上，多數「沒有效率的會議」並非出自參與者不夠努力，而是流程設計忽略了人類在認知與心理上的限制。本文將從常見的會議痛點出發，結合助推（Nudge）與認知偏誤的觀點，說明如何透過簡單但有意識的設計，讓會議變得更聚焦、更理性，也更有結論。
客戶最常問我的問題就是「該如何才能避免會議因為冗長的說明，或是與結論無關的討論，而越拖越長」。這種會議是勞動生產力低落的會議，也通常具有下列的特徵。
．冗長的開場白
致詞冗長的會議會給人負面的第一印象（初始偏誤）。當與會人員聽到主辦者「目前業界面臨的情況非常嚴峻，預算也越來越少」這類又臭又長的致詞，負面的認知偏誤就會發作，也讓人慢慢地開始覺得不悅。
．事務性的說明／在疲勞的狀態下討論
其次的問題是「事務性的說明」（沒有討論性、帶有程序或操作性質的說明），這會讓參與人員越聽越疲勞。要是在這種疲勞的狀態下開始討論，會讓人無法理性思考，以及受到各種認知偏誤的影響，進而出現許多流於情緒的發言。一旦有人提到與議題無關的話題，又沒人能夠阻止的話，其他的與會人員就會心生厭倦。
．沒有結論／逾時
與會人員通常會期待會議準時結束，所以差不多在結束前的五分鐘就會開始看手錶，一旦會議逾時，而且還沒得到結論的話，就會覺得很失望（結尾效應）。
接著讓我們針對上述的問題，逐次介紹基於助推概念設計的解決方案吧。
1.停止致詞：初始效應
在開會或是討論的時候，沒有人會興致勃勃地聽主辦方打招呼或是致詞，所以建議跳過這個環節，營造良好的第一印象（簡化助推策略）。如果沒辦法突然省略這個步驟，就改成「感謝大家百忙之中來開會。希望會議能夠圓滿進行」這類簡單又正面的開場白。立刻切入正題，就不會給人致詞又臭又長的印象。
2.事先寄送資料：預設助推策略
由於會議時間有限，所以要控制「事務性說明」的時間長度。建議預設「當天不進行說明」（預設助推策略），只有在必要時才做例外的補充。即使資料尚未完全定稿，也應提前寄給與會者，讓大家能先行閱讀與消化。到了當天，只需補充：「先前寄出的資訊有兩處更新，以下補充說明。」這樣不僅能縮短冗長的說明時間，對參與者而言也會更輕鬆、更受歡迎。
3.在白板畫出欄位：框架效應、傳訊者效應
一旦選擇不懂得引導流程的人當司儀，就無法妥善地控制那些充滿認知偏誤的發言。此時建議將年輕員工指定為會議記錄。年輕員工在白板畫出「主題」、「現狀」、「選項」、「理由／依據」這些欄位之後，與會人員就會知道接下來該討論什麼（框架效應）。如果與會人員提到了超出框架的事情，會因為寫在白板上面的這些欄位而覺得不好意思。
此外，會議記錄的職責本來就是在白板上記錄發言重點，因此他可以自然地說出：「不好意思，能否請您再簡要地整理一下重點？」這樣的請求既不冒犯，也不易引起對方不快。在極少數的情況下，若真有人因此被激怒，也會被其他與會者認為「這樣太不成熟了」。許多人都希望自己能夠做為年輕世代的榜樣，所以就算是相同的問題，由年輕人來問會比較容易被接受（傳訊者效應）。
4.結束會議的設計：結尾效應．目標漸進效應
如果會議能夠順利結束，正面的結尾偏誤就會發作，也很有可能進入討論實施事項的階段。所以要記得在結束前五分鐘宣佈會議即將結束，讓大家知道會議會準時結束，以及事先想好結語。「結束前五分鐘宣告」的重點在於，心情稍微鬆懈的與會人員在聽到「剩下五分鐘」時，也會變得積極一點。如果五分鐘不夠的話，就在結束前十分鐘宣佈吧。這種讓與會人員知道「離終點不遠了」，讓他們願意最後衝刺一下的方法稱為「目標漸進效應」。讓所有人知道會議準時結束，能讓與會人員更願意配合，一起讓會議準時結束。
最後，以一句簡潔的話作結，例如： 「感謝大家的合作，今天的討論相當充實，也能準時結束，謝謝各位。」這樣的收尾，能讓參與者留下「這是一場組織良好、節奏恰當的會議」的印象（結尾效應）。為了達到這個效果，事先準備好結語是非常重要的。
反之，最不該在會議結束時說的話就是「補充剛剛沒說到的事情」以及「相關事務的說明」。這對想要早點離開的人來說，都是多餘的雜訊，這類資訊完全可以於事後寄送會議記錄時，隨信補充即可。如果在會議結束前臨時加入這些額外補充，參與者會立刻將印象轉變為：「這場會議的流程安排不夠周全。」因此，當會議進入後半段時，應把重點放在如何讓整場會議完美地結束，而不是在最後再東補一句、西加一段。這個階段已經不該再有「補充說明」的空間。
一場有意義的會議，並不仰賴熱血的主持人或高度自律的與會者，而是建立在「順應人性」的流程設計之上。從避免冗長致詞、事前寄送資料，到利用白板框架引導討論，再到刻意設計結尾時刻，這些看似微小的調整，其實都在影響與會者的認知與行為。當會議能準時開始、過程清楚、結尾俐落，參與者自然會留下正面的整體印象，也更願意為後續行動負責。與其期待大家在會議中「自動表現得理性有效」，不如善用助推的力量，讓會議本身成為一個幫助人們做出好決策的環境。
本文內容節錄自La Vie出版書籍《卡住的不是工作，是人性：改善職場溝通與效率的行為經濟學》
出版日期｜2025/12/13
作者｜竹林正樹
本書以「助推理論（Nudge）」為核心，教你如何利用這些人性的傾向，不靠命令或強迫，而以環境設計與話語引導，促使對方不由自主地採取理想的行動，特別是應用在職場溝通上，結合多個真實案例說明如何運用行為經濟學的方法提升效率、生產力與環境舒適度。無論你是主管、部屬，或希望讓團隊更有效率的人，都能從本書中找到讓人「願意改變」的關鍵提示。
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