如何讓會議變得有意義?用助推思維重新設計高效會議

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會議原本是為了促進溝通與決策而存在,但在實務上,卻經常淪為冗長說明、情緒化發言與無疾而終的討論。與會者疲於應付,組織的時間與專注力也因此被大量消耗。事實上,多數「沒有效率的會議」並非出自參與者不夠努力,而是流程設計忽略了人類在認知與心理上的限制。本文將從常見的會議痛點出發,結合助推(Nudge)與認知偏誤的觀點,說明如何透過簡單但有意識的設計,讓會議變得更聚焦、更理性,也更有結論。

客戶最常問我的問題就是「該如何才能避免會議因為冗長的說明,或是與結論無關的討論,而越拖越長」。這種會議是勞動生產力低落的會議,也通常具有下列的特徵。

.冗長的開場白
致詞冗長的會議會給人負面的第一印象(初始偏誤)。當與會人員聽到主辦者「目前業界面臨的情況非常嚴峻,預算也越來越少」這類又臭又長的致詞,負面的認知偏誤就會發作,也讓人慢慢地開始覺得不悅。

.事務性的說明/在疲勞的狀態下討論
其次的問題是「事務性的說明」(沒有討論性、帶有程序或操作性質的說明),這會讓參與人員越聽越疲勞。要是在這種疲勞的狀態下開始討論,會讓人無法理性思考,以及受到各種認知偏誤的影響,進而出現許多流於情緒的發言。一旦有人提到與議題無關的話題,又沒人能夠阻止的話,其他的與會人員就會心生厭倦。

.沒有結論/逾時
與會人員通常會期待會議準時結束,所以差不多在結束前的五分鐘就會開始看手錶,一旦會議逾時,而且還沒得到結論的話,就會覺得很失望(結尾效應)。

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接著讓我們針對上述的問題,逐次介紹基於助推概念設計的解決方案吧。

1.停止致詞:初始效應
在開會或是討論的時候,沒有人會興致勃勃地聽主辦方打招呼或是致詞,所以建議跳過這個環節,營造良好的第一印象(簡化助推策略)。如果沒辦法突然省略這個步驟,就改成「感謝大家百忙之中來開會。希望會議能夠圓滿進行」這類簡單又正面的開場白。立刻切入正題,就不會給人致詞又臭又長的印象。

2.事先寄送資料:預設助推策略
由於會議時間有限,所以要控制「事務性說明」的時間長度。建議預設「當天不進行說明」(預設助推策略),只有在必要時才做例外的補充。即使資料尚未完全定稿,也應提前寄給與會者,讓大家能先行閱讀與消化。到了當天,只需補充:「先前寄出的資訊有兩處更新,以下補充說明。」這樣不僅能縮短冗長的說明時間,對參與者而言也會更輕鬆、更受歡迎。

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3.在白板畫出欄位:框架效應、傳訊者效應
一旦選擇不懂得引導流程的人當司儀,就無法妥善地控制那些充滿認知偏誤的發言。此時建議將年輕員工指定為會議記錄。年輕員工在白板畫出「主題」、「現狀」、「選項」、「理由/依據」這些欄位之後,與會人員就會知道接下來該討論什麼(框架效應)。如果與會人員提到了超出框架的事情,會因為寫在白板上面的這些欄位而覺得不好意思。

此外,會議記錄的職責本來就是在白板上記錄發言重點,因此他可以自然地說出:「不好意思,能否請您再簡要地整理一下重點?」這樣的請求既不冒犯,也不易引起對方不快。在極少數的情況下,若真有人因此被激怒,也會被其他與會者認為「這樣太不成熟了」。許多人都希望自己能夠做為年輕世代的榜樣,所以就算是相同的問題,由年輕人來問會比較容易被接受(傳訊者效應)。

4.結束會議的設計:結尾效應.目標漸進效應
如果會議能夠順利結束,正面的結尾偏誤就會發作,也很有可能進入討論實施事項的階段。所以要記得在結束前五分鐘宣佈會議即將結束,讓大家知道會議會準時結束,以及事先想好結語。「結束前五分鐘宣告」的重點在於,心情稍微鬆懈的與會人員在聽到「剩下五分鐘」時,也會變得積極一點。如果五分鐘不夠的話,就在結束前十分鐘宣佈吧。這種讓與會人員知道「離終點不遠了」,讓他們願意最後衝刺一下的方法稱為「目標漸進效應」。讓所有人知道會議準時結束,能讓與會人員更願意配合,一起讓會議準時結束。

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最後,以一句簡潔的話作結,例如: 「感謝大家的合作,今天的討論相當充實,也能準時結束,謝謝各位。」這樣的收尾,能讓參與者留下「這是一場組織良好、節奏恰當的會議」的印象(結尾效應)。為了達到這個效果,事先準備好結語是非常重要的。

反之,最不該在會議結束時說的話就是「補充剛剛沒說到的事情」以及「相關事務的說明」。這對想要早點離開的人來說,都是多餘的雜訊,這類資訊完全可以於事後寄送會議記錄時,隨信補充即可。如果在會議結束前臨時加入這些額外補充,參與者會立刻將印象轉變為:「這場會議的流程安排不夠周全。」因此,當會議進入後半段時,應把重點放在如何讓整場會議完美地結束,而不是在最後再東補一句、西加一段。這個階段已經不該再有「補充說明」的空間。

一場有意義的會議,並不仰賴熱血的主持人或高度自律的與會者,而是建立在「順應人性」的流程設計之上。從避免冗長致詞、事前寄送資料,到利用白板框架引導討論,再到刻意設計結尾時刻,這些看似微小的調整,其實都在影響與會者的認知與行為。當會議能準時開始、過程清楚、結尾俐落,參與者自然會留下正面的整體印象,也更願意為後續行動負責。與其期待大家在會議中「自動表現得理性有效」,不如善用助推的力量,讓會議本身成為一個幫助人們做出好決策的環境。

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本文內容節錄自La Vie出版書籍《卡住的不是工作,是人性:改善職場溝通與效率的行為經濟學》

出版日期|2025/12/13

作者|竹林正樹

本書以「助推理論(Nudge)」為核心,教你如何利用這些人性的傾向,不靠命令或強迫,而以環境設計與話語引導,促使對方不由自主地採取理想的行動,特別是應用在職場溝通上,結合多個真實案例說明如何運用行為經濟學的方法提升效率、生產力與環境舒適度。無論你是主管、部屬,或希望讓團隊更有效率的人,都能從本書中找到讓人「願意改變」的關鍵提示。

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從操場到職場:運動如何成為孩子的人生隱形資產

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當我們談論教育與育兒時,往往聚焦於成績、升學與學歷,卻較少從「孩子步入社會後,是否具備經濟獨立的能力」來反思教育的成果。然而,人生真正的舞台,其實是在離開校園之後才正式展開。越來越多來自經濟學與社會科學的研究指出,童年與青少年時期的運動經驗,不僅有助於身心健康,甚至會對未來的收入、就業機會與社會適應能力產生深遠影響。本文將從實證研究出發,探討運動如何成為孩子未來人生中一項關鍵卻常被低估的投資。

我們「人生正式的舞台」是自學校畢業後才開始的。在經濟學中,「未來收入」被視為學生畢業後學校的教育成果之一。如果說培養孩子未來獲得高收入的能力代表著育兒的成功,或許會有很多人感到抗拒。然而,讓孩子們未來具備紮實的賺錢能力,實現經濟獨立,這是非常重要的事情。慶應義塾的創辦人福澤諭吉也有名言道:「金錢乃獨立之本,不可輕賤之。」

運動能提高未來的收入

「培養孩子成為未來賺錢能力強的成年人」的其中一種方法,是鼓勵孩子們從事運動。有許多證據顯示,童年時期的運動經驗對未來的收入有正面的影響。

例如,普渡大學的約翰.巴倫(JohnBarron)教授等人發現,在美國高中從事課外運動的男學生,與未從事運動的同班同學相比,高中畢業後十一至十三年的收入高出4.2%~14.8%。同樣在美國,但使用不同數據的研究顯示,高中時期參加運動社團的男學生,畢業後十六年的收入比未參加社團的學生高出百分之21.4%。

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為什麼童年時期的運動經驗能提高成年後的收入呢?主要有兩個原因。

原因一:錄用優勢
第一點是企業傾向於聘用有運動經驗的人。

挪威的一項研究對招人的企業隨機寄送了虛構履歷表,以調查進到面試機率的差異。這些履歷表上的照片和經歷完全相同,差別只在於是否有運動經驗。結果顯示,寄送有運動經驗的履歷表,獲得面試的機率高出約兩個百分點。而且,對於建築業和看護業等需要體力的工作,這種效果約為兩倍,由此可知企業認為有運動經驗的人體力較好,並積極錄用這類人。

原因二:培養毅力和領導能力
第二點是,運動經驗被認為能培養毅力、領導能力、責任感、社交能力等能力。

前面提到的挪威研究,也利用大規模的行政記錄資訊(如出生證明等,行政機關日常業務中記錄的資訊),比較了在同一個家庭長大的十四萬對兄弟姊妹。該研究調查在基因相似,同一個家庭長大的兄弟姊妹中,其中一人有運動習慣而另一人沒有的情況下,未來收入會有多大差異(這種比較兄弟姊妹或雙胞胎的方法稱為「手足固定效果模型」)。

分析結果顯示,在兄弟姊妹中,有運動習慣的一方年收入比沒有運動習慣的一方高出約4%。像這種因運動經驗而增加的薪資部分,稱為運動的「薪資紅利(溢價)」。而且,研究發現,這種薪資紅利的絕大部分,是由於兄弟姊妹中有運動習慣的一方,其毅力、領導能力、責任感、社交能力等「非認知能力」較高所致。

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從事運動不會荒廢學業

從事運動會不會因此荒廢學業呢?一天只有二十四小時,如果把時間花在運動上,念書的時間或許就會減少。在經濟學中,這被稱為「時間分配的替代效應」。

不過,這是不必要的擔憂。有研究證據顯示,每週運動一~二次,可以減少每週約三十分鐘看電視或手機的時間。也就是說,時間分配的替代效應並非發生在「運動時間」和「念書時間」之間,而是發生在電視或手機等「被動活動的時間」之間。

不僅如此,研究發現運動還能提高學業成績。例如,一項利用德國數據的研究顯示,三至十歲時,有參加課後運動社團經驗的兒童,小學成績的偏差值會提高一點九分。

然而,儘管有許多證據顯示,小學生到高中生時期從事運動有良好的效果,但針對大學生的研究結果卻有所分歧。約有一半大學時期有運動經驗的人,畢業後的收入比沒有運動經驗的人低。因此,對於大學生而言,運動不一定能帶來好的結果。對於大學生來說,「運動時間」和「念書時間」之間可能存在替代效應。

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運動能減少缺席,提升自尊

運動的正面影響不僅限於學業成績、學歷和收入。有證據顯示,運動能減少缺席現象。此效果具有異質性,研究發現對於原本成績較差的學生效果更顯著。

此外,也有證據顯示運動對自尊有正面影響。並且,結果顯示當高中在學期間女學生的運動參與率提高十個百分點,之後每一千人的成年女性逮捕數會減少約〇.五人,犯罪率降低了。可以說,運動的正面影響不僅對學生本身,也對整個社會帶來廣泛的益處。

然而,原本「社團活動」被視為孩子們放學後重要的運動機會,但近來卻出現了廢止或縮減社團活動的趨勢。這是由於社團活動的指導老師多由教師擔任,因而成了教師工時過長的原因。特別是針對國中教師,有調查顯示他們平均每天投入四十一分鐘,假日則投入兩小時九分鐘在社團活動指導上。靠著教師的「無償勞動」來維持社團活動並不理想。

不過,也有在確保孩子們放學後有運動機會的同時,成功減少教師工時的案例。例如,埼玉縣戶田市透過委託擁有專業指導員的一般企業來指導國中社團活動,在減輕教師負擔的同時,也讓社團活動內容更加充實。或者有些地方機關也會選擇像東京都澀谷區一樣,聯合鄰近的國中一起進行社團活動。簡而言之,就是「共享」社團活動的概念。

此外,除了公家費用之外,還應導入一部份使用者付費等方式,確保社團活動指導人員的報酬。如果教師自願去指導社團活動,則應允許此項兼職並支付額外報酬。重要的是,我們必須採取各種措施,充實孩子們放學後從事運動的機會。

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綜合各項研究可知,運動對孩子的影響,遠不只是體能的鍛鍊或課餘的消遣。它能培養毅力、責任感、領導能力與社交技巧,這些「非認知能力」正是未來在職場與社會中創造價值的重要基礎。同時,適度的運動並不會犧牲學業,反而有助於提升學習表現、降低缺席率,甚至帶來更廣泛的社會效益。

因此,與其將運動視為可有可無的附屬活動,不如正視其作為長期人力資本投資的價值。在減輕教師負擔的前提下,透過制度創新與資源共享,確保孩子們持續擁有安全且高品質的運動機會,或許正是我們為下一代鋪設通往自立人生的重要一步。

本文內容節錄自La Vie出版書籍《孩子真正該學的事:用科學實證找出最有用的教育策略》

出版日期|2026/01/01

作者|中室牧子

本書的內容皆根據發表於國際權威學術期刊的高可信度研究證據,並結合作者多年來在教育經濟學領域的研究與經驗,盡力以淺顯易懂的方式,解釋來自權威學術論文的研究成果。其中也納入了一般書籍少見的「未見成效」、「會產生負面影響」、「與普遍認知相反」的各種教育研究,以幫助家長避免重蹈覆轍,讓教育真正發揮應有的作用。

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