「辦公桌凌亂的人，暗示著他缺乏工作意識，」日本第一大文具大廠KOKUYO，為了設計出最好用的辦公用品，50多年來不斷思考什麼才是最適工作環境的產品，進而研發出一套「KOKUYO式整理術」。
KOKUYO強調，所有辦公桌上的物品，都應該要有存在的必要性：每個抽屜、層架、收納空間，該放什麼，都應該根據使用者習慣與頻率規劃，才能創造最愉快的辦公人生。
不是空無一物才叫整齊
著有《KOKUYO式辦公桌整理術》（暫譯）的KOKUYO辦公家具事業本部「WORKSIGHT LAB」資深研究員齋藤敦子在接受《日經TRENDY》受訪時強調，辦公桌不是空無一物才叫整齊，核心思惟是「工作意識導向」：
1. 以「自在」為考量：
辦公桌是以工作者為中心，思索在什麼情境下工作起來順手又開心。
2. 以「目的」為核心：
沒有所謂的「完美辦公桌」，文件、文具要放在哪裡，都應該根據不同工作性質與不同人的需求而調整。
3. 以「時間」做分區：
桌面會亂，是因為對於時間感的欠缺，確認每樣東西的使用頻率，才能判斷哪些東西該留、哪些東西可以直接丟。
桌面「六分法」
使用頻率愈高 擺得離自己愈近
有著「筆記女王」之稱、鑽研整理術多年的專業祕書林佩玲（Ada）則表示，不妨採用「辦公桌面六分法」，將辦公桌以「前後」和「左中右」劃分為六區，正對自己的「中間後方」區塊，通常是電腦和鍵盤，而「中間前方」，通常是雙手打字時所需，一定要保持淨空，如果可以，前區的左右兩邊也最好淨空，頂多臨時放置文件或雜誌，免得妨礙手肘。
而「左後方」區塊，通常放置電話，便於左手一邊接電話，右手一邊寫筆記。「右後方」區塊，則建議放置文件架，擺放近期進行專案的相關文件，並以不同顏色區分不同專案或截止時間，讓自己一眼就知道哪些文件要先處理。
至於文具，日本整理專家小松易在《日經Associe》報導指出，桌面只擺放「最低限度」所需文具就好，很多人會把螢光筆、美工刀、剪刀、立可白等全放在桌上，但使用機會低的文具堆在桌上，只會讓工作效率低下，保留最常用的文具在手邊，讓桌面維持乾淨、空曠但又必須用品俱全的高效率使用狀態。
抽屜「三分法」
不常用、自由用、歸檔用
一般辦公桌左側通常配置三層抽屜櫃，由上而下，KOKUYO整理術建議分別擺放「不太常用的文具」「自由使用」「文件歸檔」。
第一層抽屜離工作者近，適合收納不太常用的文具。小松建議，可以在抽屜內擺放不同尺寸的塑膠盒，讓每樣文具都有固定的家。齋藤的做法則更徹底，她找一大塊泡棉，依據不同文具形狀，切割出對應嵌入的凹槽，讓抽屜拉開，文具在哪一目了然。
第二層抽屜，建議由每個人自由擺放私物，例如小物、零食、書本或筆電，同樣以「會固定或頻繁用到的才放進去」為原則，避免囤積。
第三層抽屜，建議做為文件檔案的收納區，以「愈靠外側，使用頻率愈高」為原則，擺放「上個月的專案資料」「三個月內的專案資料」「本年度存檔用的資料」，並隨著時間推移，資料逐漸往內移動，並每三個月定期斷捨離，保持抽屜內存檔資料的定量。
依照上述做法，掌握「桌面六分法」和「抽屜三分法」，就能讓辦公桌達到KOKUYO精隨，所有東西都是當下會使用的狀態。
Text / 遠見雜誌
Photo / 蘇義傑、網路圖片
